Entregar viáticos al trabajador y comprobar viáticos sin diferencias permite registrar y validar correctamente estos gastos dentro de la nómina, asegurando que la información coincida con los comprobantes fiscales. Esto ayuda a mantener un control adecuado de los recursos, evitar inconsistencias en los registros y cumplir con las disposiciones fiscales. Se realiza cuando se otorgan viáticos a un colaborador y posteriormente se requiere comprobarlos para reflejarlos de forma correcta en el sistema.
1. Gestiona viáticos en NOI
Para administrar los viáticos en Aspel NOI, toma como referencia el siguiente ejemplo:
Un colaborador viaja a Mexicali para impartir una capacitación a la fuerza de ventas de la empresa “Empresarios del Pacífico, S.A. de C.V.”. El área de recursos humanos deposita $3,500.00 por concepto de viáticos junto con el pago de su quincena.
2. Configura los parámetros generales
Da de alta las percepciones y deducciones necesarias para el manejo de viáticos. Ingresa al menú Nómina y haz clic en el ícono Percepciones y deducciones 
.
En la ventana que se despliega, haz clic en el ícono Agregar 
para crear las percepciones y deducciones, indicadas a continuación:
Tipo | Clave | Descripción | Aplicación | Nómina | Clave SAT | Bases fiscales |
Percepciones | Viáticos | Individual | Normal | 1003 | No definido | |
Viáticos comprobados | Individual | Normal | 050 | Base gravable ISR exento | ||
Viáticos no comprobados | Individual | Normal | 050 | Base gravable ISR gravable | ||
Deducciones | Ajuste de viáticos | Individual | Normal | 081 | N/A |
Nota: Servicio de Administración Tributaria (SAT), Impuesto Sobre la Renta (ISR).
3. Entrega viáticos al trabajador
Considera que, si los viáticos se aplican el 17 de enero, el pago puede incluirse en la primera quincena (15 de enero).
Da de alta el movimiento a la nómina en el trabajador que realizará la capacitación, dirígete al menú Nómina, haz clic en el ícono Movimientos a la nómina 
y selecciona Por trabajador.
Elige al trabajador, la clave de percepción, indica que la aplicación será únicamente para esa nómina y captura el monto a depositar.
4. Consulta del movimiento
Verifica que el pago se haya registrado correctamente. Ingresa al menú Nómina y haz clic en Nómina del trabajador 
.
Selecciona al colaborador y revisa el apartado Movimientos.
Importante: el movimiento de viáticos no se considera un ingreso gravable para el trabajador.
5. Timbra el recibo
Genera el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) del trabajador, ve al menú CFDI y haz clic en el ícono Recibos electrónicos 
.
Localiza al trabajador y haz clic en el ícono Timbrar CFDI 
, para generar el recibo.
6. Extrae el recibo
Obtén los archivos del comprobante, desde el menú CFDI, haz clic en el ícono Recibos electrónicos .
Identifica al colaborador y haz clic en el ícono Extraer un CFDI 
para obtener los archivos XML y PDF.
7. Comprueba los viáticos del trabajador
La comprobación puede realizarse con o sin CFDI.
Importante: los viáticos no comprobados son aquellos que no cuentan con CFDI.
- Viáticos comprobados con CFDI al 100%
Registra tres movimientos de nómina para el trabajador que realizó la capacitación. Ve al menú Nómina, selecciona el ícono Movimientos a la nómina y haz clic en la opción Un trabajador, varios movimientos.
Selecciona la clave del trabajador y registra los siguientes movimientos: viáticos comprobados, devolución de viáticos y ajuste de viáticos. Captura el monto total en percepciones y deducciones, y haz clic en el ícono Grabar 
.
Consulta en el recibo del trabajador el movimiento de viáticos. Ve al menú Nómina y haz clic en el ícono Nómina del trabajador .
Selecciona el número de trabajador y, en el apartado Movimientos, verifica el registro del pago de viáticos.
Realiza el timbrado del recibo del trabajador. Ve al menú CFDI y haz clic en el ícono Recibos electrónicos .
Selecciona al trabajador y haz clic en el ícono Timbrar CFDI para generar el recibo.
Extrae el comprobante fiscal y la representación impresa del recibo de nómina. Ve al menú CFDI, haz clic en Recibos electrónicos , selecciona el recibo y presiona el ícono Extraer un CFDI .
- Viáticos no comprobados con CFDI al 100%
Registra cuatro movimientos de nómina para el trabajador que realizó la capacitación. Ingresa al menú Nómina , selecciona el ícono Movimientos a la nómina y haz clic en la opción Un trabajador, varios movimientos.
Selecciona la clave del trabajador e ingresa las siguientes claves: viáticos comprobados, viáticos no comprobados, devolución de viáticos y ajuste de viáticos. Captura el monto total en percepciones y deducciones, y haz clic en Grabar .
Consulta en el recibo del trabajador el movimiento de viáticos. Ve al menú Nómina y haz clic en el ícono Nómina del trabajador .
Selecciona el número de trabajador y, en el apartado Movimientos, verifica el registro del pago de viáticos.
Realiza el timbrado del recibo del trabajador. Ve al menú CFDI y haz clic en el ícono Recibos electrónicos .
Elige al trabajador y haz clic en el ícono Timbrar CFDI para generar el recibo.
Extrae el comprobante fiscal y la representación impresa del recibo de nómina. Ve al menú CFDI, haz clic en Recibos electrónicos , selecciona el recibo y presiona el ícono Extraer un CFDI .
¡Genial! Entregar viáticos al trabajador y comprobar viáticos sin diferencias permite mantener un control preciso de los recursos asignados y asegurar que los registros de nómina se reflejen correctamente.