Importar cuentas por pagar te permite integrar de forma rápida los movimientos y saldos de tus proveedores en Aspel SAE, ayudándote a mantener la información financiera organizada y actualizada. Con este proceso puedes mejorar el control de tus obligaciones de pago, facilitar la administración de proveedores y reducir el tiempo dedicado a la captura manual de datos.
A continuación, realiza lo siguiente:
1. Conoce los requisitos previos.
Antes de iniciar, verifica lo siguiente:
- Es posible importar cargos y abonos.
- Solo es posible importar movimientos sin folios.
- La aplicación de anticipos debe realizarse directamente desde el sistema.
- El usuario debe contar con el permiso Importar, habilitado en la ruta de Perfiles de usuario, Opciones, Movimientos de cuentas por pagar.
- El archivo de Excel lo obtienes cuando instalas el programa Siigo Aspel, y lo descargas a través de la siguiente ruta: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\SAE9.00\Ejemplos\Importador, donde podrás seleccionar movimientos de cuentas por pagar y consultar los datos de referencia para la importación.
Importante:
Dentro del Directorio de Archivos Comunes (DAC) existen dos carpetas que permiten mantener tu información ordenada y segura:
- SAE 9.00: contiene los archivos de trabajo como bases de datos, formatos y reportes.
- SAE 10.00: almacena únicamente los archivos de activación de la nueva versión.
2. Accede al catálogo de movimientos de cuentas por pagar.
Ingresa al menú Proveedores y selecciona Movimientos.
En la ventana del catálogo, en la barra de herramientas, despliega las opciones de Copiar al portapapeles 
y selecciona el ícono Importación 
.
3. Verifica la ubicación de los archivos de importación.
El sistema mostrará un mensaje indicando la ubicación de los archivos necesarios para la importación; una vez verificada, haz clic en Aceptar 
.
4. Utiliza el asistente de importación.
Al acceder al asistente, sigue el procedimiento conforme a las instrucciones que se presentan a continuación:
Bienvenido: esta opción por defecto el sistema la selecciona, ya que al ser importación de cuentas por pagar se creará una nueva definición; da clic en Siguiente 
.
Tipo de archivo: selecciona el tipo de documento a importar.
Ruta del archivo: carga el archivo haciendo clic en el botón de los tres puntos 
, seleccionando el archivo que previamente guardaste en tu equipo.
Nota: si es un documento Excel, tiene opción para definir la hoja que contiene los datos a importar.
Actualización: te permite elegir entre las siguientes acciones.
- Actualizar información: esta opción modifica la información que ya existe. Asegúrate de que todos los campos obligatorios tengan un valor definido y cumplan con el formato específico requerido. De lo contrario, el asistente no permitirá la actualización.
- Agregar información. al activar esta casilla, incorpora nuevos registros.
Asociación de la información
- Al elegir automática, se asociarán los campos con las columnas recuperadas en el mismo orden, es decir, la primera columna con el primer campo, la segunda columna con el segundo campo y así sucesivamente.
- En caso de indicar manual, es necesario relacionar manualmente la columna con el campo correspondiente.
Importante: si la primera línea de tu archivo de importación corresponde a los nombres de las columnas, activa la casilla de verificación. La primera fila son nombres de campo.
Una vez que definas estos datos, da clic en Siguiente .
5. Asocia los datos.
Esta opción permite vincular cada columna de tu archivo de importación con el campo correspondiente en la base de datos del sistema. Para asociarlos, arrastra un valor del primer cuadro y suéltalo en el campo correspondiente del segundo cuadro.
Si no deseas importar alguna columna, haz clic derecho sobre su campo asociado y selecciona Desasociar.
Al finalizar, presiona Siguiente .
6. Visualiza un resumen de la información.
En este punto, revisa previamente los registros que se actualizarán, si existen inconsistencias y los totales.
- Guardar la configuración: el sistema permite almacenar la asociación de los datos para reutilizarla posteriormente en este asistente. La configuración se guarda en el archivo nombrearchivo.xml presiona el botón Guardar
, conservando todas las asignaciones que definiste. - Este archivo lo consultas en la siguiente ruta: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\SAE9.00\Plantillas
Luego, da clic en el botón Iniciar 
y se mostrará un mensaje con el total de movimientos que se actualizaron de manera exitosa y presiona el botón Aceptar.
¡Buen trabajo! Con el proceso de importar cuentas por pagar, mantienes tus movimientos actualizados, optimizas la gestión de tus proveedores y simplificas la administración de tus pagos.