Validar Registro Federal de Contribuyentes (RFC) ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) masivamente te permite verificar de forma rápida la información fiscal de múltiples clientes o contribuyentes en un solo proceso. Realizar esta validación ayuda a identificar datos incorrectos antes de emitir comprobantes fiscales, mantener actualizada tu información y reducir posibles errores en las operaciones administrativas y fiscales de tu empresa.
1. Exporta los RFC de clientes desde el sistema.
- Dirígete a la ruta: menú Clientes y pulsa en el botón Clientes
.
- Luego selecciona el ícono Copiar al portapapeles
y elige exportar información.
2. Ajusta los datos del archivo.
- Se abrirá el archivo de Excel con la lista de los clientes. Elimina las columnas innecesarias para la validación. Se recomienda editar las columnas de manera que se muestre el número por:
- RFC
- Nombre / Razón Social
- Código Postal (CP)
- Si el sistema no permite la edición, captura los datos de la columna de CP de manera manual.
- Para eliminar una columna o fila, posiciona el mouse en la letra de la columna y, con botón derecho del mismo, seleccionas la opción eliminar.
- Las columnas no deben tener nombre / título en el primer renglón.
- Deja únicamente las columnas que son obligatorias para la validación:
- Número de registro.
- RFC.
- Nombre / Razón Social.
- Código postal.
- Y captura en mayúsculas.
- Si algún dato se encuentra en minúsculas, haces el cambio con la siguiente fórmula.
- Insertas una nueva columna junto a la que contiene el texto que quieres convertir.
- En la celda nueva escribes =MASYUC(C1) y presionas Intro.
- Rellenas la fórmula hacia abajo.
- Copias la columna D.
- Pegas en la columna C, con la opción de pegado Valores (v).
- Eliminas la columna D.
3. Guarda el archivo como *.txt.
- Ve al menú Archivo y elige Guardar como.
- Da clic en la opción examinar; posteriormente, seleccionas el tipo de documento Texto (delimitado por tabulaciones) (.txt) y guarda con UFT-8.
- Prepara el archivo .txt con las siguientes características:
- Quita los espacios entre cada columna y reemplaza por pipes “|”.
- Sin nombres de las columnas en el primer renglón.
- En la primera columna, enumera los registros proporcionados.
- En la segunda, proporciona el RFC.
- En la tercera columna indica Nombre / Razón social.
- En la cuarta columna, el CP.
- Recuerda que solo es posible validar máximo 5000 registros.
- Para reemplazar los espacios en el archivo *.txt, selecciona el espacio, copia, da clic en la pestaña de edición y selecciona la opción Reemplazar.
- En el recuadro Buscar: pega el espacio que se copió.
- En el recuadro Reemplazar por: coloca el pipe “|”.
- Da clic en Reemplazar todo.
- Guarda los cambios, ingresa al menú Archivo, elige Guardar como y selecciona la codificación UTF-8.
4. Valida los RFC en el portal del SAT.
- Ingresas al Portal del Servicio de Administración Tributaria gob.mx.
- En la barra de búsqueda escribe Válida y pulsa en Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) para personas físicas o morales.
- Dentro de la sección de Material adicional, presiona en Contenidos relacionados.
- Da clic en Validación de la clave en el RFC.
- Escribes el código de la imagen considerando números, letras, mayúsculas y minúsculas.
- Habilita la casilla Validar RFC, nombre, denominación o razón social y CP, y selecciona la opción Validación masiva de RFC.
- Te muestra las características que deberá tener el archivo a validar.
- Da clic en el botón Seleccionar archivo y elige el archivo *.txt que se generó de los clientes de Aspel; enseguida da clic en Validar.
5. Resultado de la validación.
- La consulta masiva de claves del RFC devuelve un archivo plano (texto), separado por pipes (|), sin nombre de las columnas en el primer renglón.
- Muestra el archivo con el siguiente resultado:
- Primera columna: numeración de los registros proporcionados.
- Segunda columna: claves del RFC proporcionadas para consulta.
- Tercera columna: resultado de la consulta por cada clave de RFC proporcionada, donde:
- Te mostrará diferentes resultados de la validación.
Datos | ||
1 | RFC válido y susceptible de recibir facturas. | Inscrito en el RFC. |
2 | RFC válido, no susceptible de recibir facturas. | Inscrito en el RFC, pero no se encuentra activo. |
3 | RFC no registrado en el padrón de contribuyentes. | La estructura del RFC está bien conformada, pero no está inscrito en el RFC. |
4 | Estructura de RFC incorrecta | La longitud del registro no cumple con las especificaciones de contener 12 caracteres para personas morales o 13 caracteres para personas físicas; también puede contener espacios en blanco. |
- Si detectas un RFC con estos estados inválidos, te recomendamos revisar los datos contra la constancia de situación fiscal.
¡Listo! Sigue estos pasos para validar masivamente los RFC.