Generar la póliza de cierre te permite realizar el cierre contable de un período o ejercicio, concentrando los saldos de las cuentas correspondientes para dejar preparada la información financiera del siguiente período. Esta opción es útil cuando necesitas concluir tus operaciones contables de forma ordenada y asegurar que los resultados de tu empresa queden correctamente registrados.
1. Para generar la póliza de cierre, ingresa a la ruta: Procesos y haz clic en Póliza de cierre.
Recomendaciones y consideraciones:
- Verifica que ningún usuario esté utilizando el sistema antes de comenzar.
- Genera un respaldo de la información de cada una de las empresas.
- Realiza un mantenimiento en la base de datos con la herramienta control de archivos.
- Asegúrate de que todas las pólizas estén contabilizadas en cada uno de los meses.
- Si utilizas la opción de cuadre automático de pólizas, verifica que no existan pólizas pendientes.
- Realiza el traspaso del saldo del año anterior al actual.
Importante: antes de comenzar, crea un nuevo período y el sistema lo identificará como mes de ajuste.
2. El sistema muestra la siguiente ventana, donde debes indicar las cuentas que se solicitan:
- Primera cuenta de resultados: captura o selecciona desde qué cuenta deseas que se realice la póliza de cierre.
- Última cuenta de resultados: captura o selecciona hasta qué cuenta debe abarcar la póliza de cierre.
- Cuenta de resultados del ejercicio: captura o selecciona la cuenta de cierre que se utilizará para saldar todas las cuentas de resultado. En esta cuenta se aplicará el importe correspondiente a los cargos y abonos utilizados para cerrar las cuentas incluidas en la póliza.
- Por departamento: puedes indicar si deseas cerrar únicamente las cuentas de un departamento o considerar las de todos los departamentos (deja la casilla sin marcar). Si activas esta opción, selecciona el departamento al que corresponde la póliza de cierre.
3. Al terminar, haz clic en el botón Aceptar 
. El sistema mostrará la póliza con la información correspondiente; posteriormente, haz clic en el botón Grabar 
.
- Al contabilizar la póliza de cierre, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en la póliza se igualarán a cero. La diferencia entre cargos y abonos se aplicará a la cuenta de cierre indicada.
Con esta póliza puedes finalizar tu ejercicio contable correctamente y mantener un mejor control de la información financiera de tu empresa.