Configurar depósito de comprobantes

Configurar un depósito de comprobantes permite centralizar todos los documentos digitales de tus sistemas Siigo Aspel, como Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y archivos asociados, en una ubicación organizada. Esto facilita su consulta, validación y administración de manera segura, optimizando el control interno y asegurando que cada documento esté disponible para auditorías, aclaraciones o reportes. Resulta útil para definir la carpeta principal donde se almacenarán los archivos y establecer parámetros que se aplicarán en todos los sistemas que utilices.

Para ello realiza lo siguiente:

1. Accede a la ruta

Dirígete al menú Movimientos y haz clic en el ícono Configuración .

Se abrirá la ventana principal para administrar los depósitos y parámetros de los documentos.

2. Configurar el depósito

Depósito: muestra el nombre asignado al crear uno nuevo. Al ingresar por primera vez, aparecerá el nombre por defecto.
Número de depósito: indica cuántos depósitos se han creado; si es 0, solo existe el depósito por omisión.
Nuevo depósito : crea depósitos adicionales para organizar mejor los documentos. Aparecerá una ventana donde puedes capturar una descripción; ten en cuenta que se perderá la relación con depósitos previos si existe uno ya creado.

Seleccionar existente: permite seleccionar un depósito de los que ya se encuentran creados.

Opciones avanzadas : se desplegarán las opciones para que indiques el tipo de configuración:

En el Directorio de Archivos Comunes (DAC): elige este directorio si deseas que se guarde en la siguiente ruta C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Documentos digitales\Deposito.
En un sitio de Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP): presiona el botón Configuración para que definas el directorio remoto y los permisos para acceder a los archivos que requieres asociar.
Otro directorio: con el botón desplegable, haz clic en la flecha ; se mostrará la ventana para indicar la ruta donde se guardarán los archivos del depósito.

3. Establece la configuración general

Establece el tipo de conexión : selecciona entre las opciones Local o Remoto, para establecer el acceso al depósito de datos.

Documentos generales: habilita las opciones que consideres necesarias:

Solicitar fecha de registro al asociar: cuando selecciones un archivo para asociar, se sugerirá la fecha del registro del archivo.
Sobreescribir documentos existentes: los documentos que agregues al depósito se sobreescribirán en caso de que ya existan.

4. Administra los comprobantes digitales

Gestiona la validez y organización de los CFDI que agregues al depósito, asegurando un control preciso de los documentos fiscales.

Validar automáticamente al agregarlos al depósito: al momento de que agregues el CFDI se ejecutará el proceso para comprobar si es válido.
Utilizar la fecha de emisión como fecha de registro: cuando asocies un nuevo CFDI, la fecha de registro será la de emisión del comprobante.
Alertar cuando se agregan comprobantes digitales de terceros: se mostrará un mensaje de advertencia que indica que el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del emisor o del receptor no es igual al RFC de la empresa. El sistema te preguntará si deseas continuar con el proceso para agregar el comprobante; de lo contrario, no se guardará.
Renombrar los comprobantes automáticamente: elige la forma como se guardará el nombre del comprobante al momento de que lo agregues en el depósito de documentos; el sistema te ofrece varias opciones como:
- rfc_serie_folio
- rfc_serie_folio_fecha_emision
- año_rfc_serie_folio
- año_mes_rfc_serie_folio

5. Configura el servicio de validación

Determina cómo se validarán los CFDI y cómo se presentarán los resultados para seguimiento y control.

Servicio de validación para comprobantes digitales: indica cuál es el servicio para validar los CFDI.
Probar la conexión : verifica la conexión con el proveedor del servicio de timbrado.
Más información : permite tener mayores datos referentes al servicio de Aspel Sellado CFDI, ya sea para contratación o asesoramiento.
Formato para la generación de reporte del resultado de validación: indica el formato en el que deseas generar el reporte del resultado de la validación. Los formatos disponibles son PDF, HTML y RFT.

6. Gestiona por categorías

Organiza los depósitos mediante categorías, facilitando la clasificación y localización de documentos.

Nueva categoría : agrega el nombre de una categoría no existente.
Editar categoría : modifica el nombre, siempre y cuando la categoría no tenga ningún documento asociado, así como sus subcategorías.*
Eliminar categoría : borra la categoría que creaste.*
Asociar registros : permite asociar documentos a los depósitos que se tienen dados de alta.