Elaborar o dar de alta una prefactura te permite registrar de manera preliminar la información de una venta antes de generar el comprobante definitivo. Este proceso ayuda a validar datos, organizar mejor las operaciones comerciales y agilizar la emisión de documentos cuando la transacción esté lista para completarse.
Para ello, realiza lo siguiente:
1. Accede a la ruta.
Ingresa al menú Ventas, despliega el submenú del ícono Facturas y elige la opción Alta de facturas.
2. Captura los datos.
Indica la información correspondiente en cada sección:
Datos de encabezado.
- Factura: define si es un documento directo o enlazado a una nota de venta, remisión, pedido o cotización.
- Número: indica el número de la factura; puedes seleccionar otros folios con el ícono Selección del tipo de folio
o presionando la tecla F9.
- Fecha: el sistema sugiere la fecha de elaboración del día; puedes modificarla si es necesario.
- Cliente: selecciona la clave del cliente al presionar la tecla F2 o digita directamente la clave; los datos previamente capturados se cargarán automáticamente.
- Esquema: define el tipo de impuesto que se aplicará al documento.
- Descuento: indica el monto a descontar en el comprobante.
- Vendedor: selecciona el vendedor que acreditará la venta.
- Comisión: asigna el valor de la comisión al vendedor.
- Moneda: elige la moneda en la que se efectuará la operación.
- Almacén: si en la configuración tienes habilitado el manejo de Multialmacén, es necesario indicar a cuál almacén entrará la mercancía; por defecto, el sistema muestra el almacén 1.
Datos en partidas.
- Cantidad: ingresa la cantidad de cada producto o servicio.
- Producto: captura la clave del artículo o servicio, presiona la tecla F2 para buscarla rápidamente.
- Descuento: define el descuento por aplicar al costo del producto de la partida.
- Impuestos: selecciona del 1 al 4; si especificaste un esquema en la cabecera del documento, este se sugerirá en la partida.
3. Graba como prefactura.
- Al finalizar la captura, haz clic en Grabar
o presiona F3.
- El sistema habilita la ventana de Observaciones y campos libres del documento, donde te permite capturar información adicional; agrégala y da clic en el botón Aceptar
.
- Enseguida se visualizan los totales del documento y presiona Grabar como prefactura
.
4. Define condiciones y fecha de pago.
- Elige las condiciones y fecha de pago en la que te cancelarán la factura y da clic en el botón Aceptar .
5. Registra pagos y anticipos.
- A continuación, en la ventana de recepción de pagos y anticipos, agrega las formas de pago y los importes que se reciben de tus clientes.
Importante: los datos obligatorios requeridos por la autoridad se identifican con un cuadro naranja 
en el sistema.
- Si toda la información es correcta, confirma en la ventana habilitada con Sí
.
6. Entrega el comprobante.
- Por último, para hacer entrega del documento a tu cliente, activa las opciones de Impresión o Envío por correo electrónico y da clic en el botón Aceptar
.
7. Consulta las prefacturas.
Para consultar los documentos guardados como prefacturas, sigue la ruta:
- Menú Ventas y da clic en Facturas.
- Dentro del catálogo, en la parte inferior, da clic en la pestaña Prefacturas.
8. Timbra la prefactura.
- Da doble clic sobre el registro de la prefactura para abrir el detalle del documento y pulsa en Grabar.
- Para finalizar, indica o revisa las observaciones, así como los totales y condiciones de pago.
¡Perfecto! Ya estás listo para elaborar o dar de alta una prefactura correctamente.