Configurar depósito de documentos permite definir dónde y cómo se almacenarán los archivos generados en tu sistema, como comprobantes y reportes, manteniéndolos organizados en un solo lugar. Esta configuración es importante para facilitar la consulta de la información, asegurar que los documentos estén disponibles cuando los necesites y mejorar el control de tus archivos dentro de la operación diaria de tu empresa.
A continuación, realiza lo siguiente:
1. Accede a la ruta.
Ingresa al menú Herramientas y da clic en Configuración 
.
2. Establece la configuración del depósito.
Al hacerlo, se mostrará la siguiente ventana con las pestañas disponibles para su personalización:
Pestaña Depósito.
En esta sección define el nombre y ubicación del depósito donde se almacenarán los documentos.
- Depósito: muestra el nombre con el que se identificará el depósito. Al ingresar por primera vez, se muestra un depósito con nombre predeterminado.
- Número de depósito: indica la cantidad de depósitos creados. Si el valor es 0, solo existe el depósito por omisión.
- Nuevo depósito
: crea un nuevo depósito para organizar mejor tus documentos.
Importante: al crear un nuevo depósito, se mostrará una ventana que indica que este quedará seleccionado en la empresa donde lo estás agregando; si estás de acuerdo, ingresa una descripción. Ten en cuenta que, si ya existe un depósito previo, se perderá su relación al crear uno nuevo.
- Seleccionar existente
: te permite seleccionar un depósito de los que ya se encuentran creados.
- Opciones avanzadas
: al dar clic se desplegarán las opciones para indicar el tipo de configuración:
- En el Directorio de Archivos Comunes (DAC): elige este directorio si deseas que se guarde en la siguiente ruta por omisión C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Documentos digitales\Deposito.
- En un sitio FTP: presiona el botón Configuración para definir el directorio remoto y los permisos para acceder a los archivos que requieres asociar.
Otro directorio: con el botón Flecha hacia abajo
se desplegará la ventana para indicar la ruta donde quieres que se guarden los archivos del depósito.
Pestaña Configuración general.
Aquí establece el tipo de conexión y define parámetros para documentos y comprobantes digitales.
- Establecer tipo de conexión
: selecciona entre las opciones Local o Remoto, para establecer el acceso al depósito de datos.
Documentos generales.
Habilita las opciones que consideres necesarias.
- Solicitar fecha de registro al asociar: al seleccionar un archivo para asociar, se sugerirá la fecha del registro del archivo.
- Sobreescribir documentos existentes: los documentos que agregues al depósito se sobreescribirán en caso de que ya existan.
Comprobantes digitales.
- Validar automáticamente al agregarlos al depósito: al momento de que agregues el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), se ejecutará el proceso para comprobar si es válido.
- Utilizar la fecha de emisión como fecha de registro: al asociar un nuevo CFDI, la fecha de registro será la de emisión del comprobante.
- Alertar cuando se agregan comprobantes digitales de terceros: se mostrará un mensaje de advertencia que indica que el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del emisor o del receptor no es igual al RFC de la empresa. El sistema te preguntará si deseas continuar con el proceso para agregar el comprobante; de lo contrario, no se guardará.
- Renombrar los comprobantes automáticamente: elige la forma como se guardará el nombre del comprobante al momento de que lo agregues en el depósito de documentos, el sistema te ofrece varias opciones como
- rfc_serie_folio.
- rfc_serie_folio_fecha_emision.
- año_rfc_serie_folio.
- año_mes_rfc_serie_folio.
Pestaña Servicio de validación.
Define el servicio de validación de CFDI, prueba la conexión y selecciona el formato del reporte (*.PDF, *.HTML o *.RTF).
- Servicio de validación para comprobantes digitales: indica cuál es el servicio para validar los CFDI.
- Probar la conexión
: verifica la conexión con el proveedor del servicio de timbrado. - Más información
: permite tener mayores datos referentes al servicio de Aspel Sellado CFDI, ya sea para contratación o asesoramiento. - Formato para la generación de reporte del resultado de validación: indica el formato en el que deseas generar el reporte del resultado de la validación. Los formatos disponibles son *.PDF, *.HTML y *.RFT.
Pestaña Categorías.
Crea, edita o elimina categorías y asocia documentos a los depósitos existentes.
- Nueva categoría
: agrega el nombre de una categoría no existente. - Editar categoría
: modifica el nombre, siempre y cuando la categoría no tenga ningún documento asociado, así como sus subcategorías.* - Eliminar categoría
: borra la categoría que creaste.* - Asociar registros
: permite asociar documentos a los depósitos que se tienen dados de alta.
Nota: las opciones marcadas con un asterisco (*) solo aplican para categorías nuevas.
3. Guarda la configuración.
Al concluir, haz clic en el botón Aceptar 
para conservar la configuración.
Te recomendamos consultar el tutorial para consultar tablero de CFDI.
¡Buen trabajo! Ahora conoces cómo configurar depósito de documentos y gestionar de manera eficiente la asociación de tus archivos.